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浅谈加强企业人事档案管理的措施

时间:2018-07-12

浅谈加强企业人事档案管理的措施

  1 当前企业人事档案管理的实际情况

  1.1 企业人事材料的规格、尺寸千篇一律充分利用人事材料的纸型,尽量不裁切而使用折叠的方法。裁切不慎极易使材料造成不可弥补的缺失,在实际工作中我们总结出,根据规定尺寸折叠其实是最好的办法,规整美观的折叠方式即充分保存了原材料不受损失,又便于展开利用,而且比裁切更节省时间。通常有横折、竖折、交叉折、梯形折等等,为了避免字体在折叠后的使用中受到磨损,折叠的右边缘应稍窄于案卷的规定尺寸。不必刻意追求整本案卷像“一刀切”。

  1.2 手工劳动强度大,计算机技术应用人事档案管理范围小企业人事档案归档,对有企业人事档案管理工作来说是一项艰巨的任务,每年形成的工会会员表、工资台账、干部任免表、劳动合同等,收集、编号、归档,工作期限长,手工劳动强度大。目前计算机代替传统的手工操作已逐步成为现实。在使用企业人力资源管理系统的过程中,要想方设法,充分发挥现有数据库的强大作用,只要在初期做好表格设计和相应数据的录入,后期就能实现批量材料自动编号、顺号,一劳永逸。除了目前已经实行中组部要求的档案目录采用计算机管理外,部分人事材料的形成、归档也即将能实现计算机管理,使档案管理人员从繁琐低效的手工劳动中解放出来。

  1.3 人事档案信息的不开放我国政治民主化进程的加快,人们知情权意识也在不断提高,人事档案向本人有条件开放已经成为社会发展趋势。人事档案是人生经历的真实记录,属于员工个人的资料,员工有权知悉了解。2000年企业建立了人力资源信息系统,与公司所属单位共享信息资源,组织全体员工统一填写履历表,对员工所填内容与原有数据库信息进行核对,学历、经历、职称、工龄等不符的通知员工提供依据性材料归档,更正数据库信息,使员工第一次对档案情况有了一定的知情权,这种做法保护了员工的切身利益,也使数据库的信息更加准确。

  2 人事档案对企业未来发展的作用

  现代人力资源管理是以人为中心来设计的,其宗旨是“以人为本”。人是关键要素,首先要服务好人,才能做好管理工作。“以人为本”是指管理的出发点和归宿点都是“人”,承认人是一种资源,一种特殊的和重要的资源,而且在现代市场经济和竞争中是决定性的资源。通过开发人的潜能使之发挥到最大限度,调动人的积极性、创造性,这一理念将会贯穿人力资源开发的整个过程。而加强企业人事档案的管理工作,恰恰是将静止的人事档案变换为动态的激励手段,让员工能够感受到组织对他的关注、关心和承认。

  作为人才信息缩影的人事档案,是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录,是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。若对人事档案重视,能认真研究,注重科学管理,可以较全面地、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长,作为考察和了解人才的重要依据;有助于企业根据每个人才的不同特点,合理的使用人才;有助于从人事档案中探索人才成长规律,更好的发现、培养和使用人才,开发人才资源,以适应企业发展对人才的广泛需求;可以及时地为企业和部门推荐优秀人才,调动各类人才的积极性和创造性,使各种人才扬长避短,充分在企业发展建设中发挥聪明才智,贡献自己的力量。

  3 企业发展中人事档案管理的重要手段

  建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。人事档案的建立,是人类走向文明与进步的产物。一些资金雄厚、实力强大的名牌外企、合资企业人力资源部门在我国境内招聘新的管理人才、技术人才时,非常重视人事档案的利用。因为一个跨越国界寻找经济合作,谋求最大经济效益的现代企业,深谙管理出效益的经商之道,而人才又是管理的关键因素。对一名优秀的企业人才的要求,不只局限于其工作能力上,其品行、背景、以往的工作实绩诸要素,都是考察的条件。通过出示个人的人事档案,就可以以此为凭,增加聘用企业对聘员的信任程度和认可程度。而国内大中型企业管理人员、技术人员的聘用,也是如此。现代企业制度改革实施以来,企业实行专业技术人员、管理人员聘用制,使单位与个人在平等自愿的基础上建立了聘用关系。一份翔??、完整的个人人事档案,既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证,也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”,双方的“知己知彼”,能扼制某些企业和个人盲目选人、择业的“自主权”,更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能的充分发挥。

  同时,由于人事档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况,所以企业能够从人事档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的数据,便于企业人力资源管理部门根据人事档案统计分析,进而作出准确的人才预测,制定出长远的人才培养计划。

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