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新时期档案管理模式创新思考

时间:2018-07-12

新时期档案管理模式创新思考

  在我国科学技术水平的快速推动下,信息化技术在档案管理工作得到了广泛应用,为档案管理工作的发展和进步提供了更为广阔的空间。特别是随着档案信息化进程的不断加快,互联网、计算机、数据库、OCR以及其它存储技术都在档案管理工作的作用也越发显著,使得档案管理工作的范围、方式和工作理念都发生了不同程度的变化。所以,新时期对档案管理模式进行创新思考具有十分重要的作用。

  1 新时期档案管理模式创新的必要性

  1.1 数字时代的发展要求档案管理实现创新

  随着社会经济的快速发展,数字信息化时代已经基本形成并呈现出了迅猛的发展趋势。所以,时代的发展要求人们的日常生产生活以及工作的方方面面都需要实现数字化,以此更好的推动数字信息化社会快速发展。实际上,档案管理模式创新工作受数字信息化发展的影响很大。创新在事物发展过程中占据重要位置,不管是社会,还是各行各业,只有不断加强创新和改革,才能更好的适应时代的发展,才能将自身的作用充分发挥出来。信息化时代的背景下,在外部和内部因素的共同作用下,档案管理工作也滋生了很多的新鲜事物,管理方式也得到了创新。在数字化时代的社会生活中,尤其是在实际的档案管理工作中,人们对档案信息也提出了更高的要求,传统的档案管理理念已经很难适应这个时代的发展,传统的档案管理模式已经跟不上数字化时代的快速发展,所以,新时期档案管理模式创新工作势在必行。

  1.2 落后的档案管理服务模式急需要创新

  传统的档案管理手段主要是以人工检索和人工查询方式为主,不仅浪费大量的人力和物力,还极易出现失误和偏差,同时与信息化社会发展的距离越来越远。档案管理实现数字化是时代对档案管理人员提出的新要求,也是大幅度降低档案管理人员工作强度和提升工作效率的重要途径。新时期下,只有将档案管理工作的检索方式、服务手段以及档案储存服务实现数字化要求,才能有效改善传统档案管理模式中的不足。档案管理模式的创新直接对档案服务质量和工作效率产生影响。所以,传统落后的档案管理服务模式急需要创新。

  2 档案管理工作的现状

  2.1 缺乏专业的档案信息化技术人员

  近些年来,信息化技术作为一门全新的课程频频出现在各大高校中,如果只是单纯的将高校看做是提供优秀信息化人才的供应站,很难在短时间内满足档案管理部门对人才的需求。根据相关部门的研究数据显示,我国相关的人力资源指数还远远达不到既定的标准,在档案管理方面的专业人才十分匮乏,这种现象在档案管理工作方面十分突出。大部分的档案管理单位多属于国家性质的事业单位,由于工资较低,很难吸引优秀的技术人员,所以档案管理工作中缺乏优秀技术人才的支持。

  2.2 管理制度不健全

  在档案管理工作中,各级部门需要花费大量的时间和精力为档案管理工作制定出相关的规章制度,涵盖了档案管理的各个方面。但是结合档案管理工作实际,不难看出,有很大一部分的档案管理部门大都流于形式,缺乏执行力,各部门之间根本没有形成合力,在统筹、协调、利用等方面还有很多问题。首先是收集档案的相关制度还不甚完善,在对收集和整理档案时缺少系统完整的记录,使得原有的档案失去了应有的价值;其次是保管档案的制度不健全,因基础设施缺乏,档案遗失的现象较为常见,造成了不可弥补的损失;最后是利用档案的制度不健全,很多部门缺少使用档案的有效机制,根本没有认识到档案管理的重要性,使得档案自身的社会价值和经济价值大打折扣,这些都影响了人们对档案的管理开发和使用水平。

  2.3现代化信息管理水平较低

  随着信息化时代的到来,各种现代化的信息技术在档案管理工作中得到了广泛应用。对档案的保管和存储已经由传统的单一纸质文本发展到了现在的纸质、影像、电子集成等多种存储资料共存的局面。在管理和使用档案的过程中,很多部门的档案管理仍旧缺乏相关的档案管理软件,在检索和提取档案的时仍旧采用传统的手工操作来完成,使用信息化检索的电子档案浏览有明显的不足。

  3 新时期档案管理模式创新思考

  3.1 管理制度创新

  一项工作能否正常高效的开展需要有规范化的制度作为支撑。因此,针对当前管理制度不健全的现状,只有加强管理制度的创新,不断完善档案管理制度,才能提升档案管理水平,才能彰显出档案管理工作的创新性水平。对于新时期下的档案管理人员来说,应根据本单位的实际情况,在我国现有档案方面法律法规文件的基础上,对本单位的档案管理制度进行完善。应加大力度引起现代化的档案管理推广制度,加强档案管理标准化建设,在完善档案管理机制的同时,还要不断建立健全奖惩制度,以提升档案管理人员的工作积极性。

  3.2 档案管理方式的创新

  随着信息化时代的到来,传统的档案管理模式已经远远不能适应时代的发展需要。当前,档案管理人员在学习传统档案管理方式的基础上,加大了计算机技术的学习,借助于计算机技术对档案进行管理是顺应时代发展的需要,同时也是加强档案管理信息化建设的有益探索。数字图书馆、电子档案馆如雨后春笋般开始在人们面前呈现,通过信息技术对档案进行管理,不仅降低了档案管理人员的工作强度,还提升档案管理的工作效率。

  3.3 信息化?n案管理人才创新

  对于档案管理人员来说,要加强对专业知识的学习,重视起对自身业务能力的培养,在拓展自身知识层面学习的过程中,还要做好对计算机和档案管理软件的学习。档案管理部门应定期举办各种类型的岗位培训班,积极邀请一些专家、学者进行教学,对于现代科学和档案学领域的发展趋势要及时了解,对档案管理人员的知识结构不断进行更新,在提升档案管理人员工作技能的同时,增强档案人员的服务意识。每一位档案管理人员都应该熟练掌握现代信息管理技术,争取成为既熟悉档案业务知识,又懂得计算机管理技术的复合型人才。将现代化的管理思想、方法和手段进行结合,加强对档案工作的管理,将其的工作效益充分体现出来。

  3.4 档案管理理念的创新

  目前,有很大一部分的工作人员认为档案管理工作只是单纯的保管档案,只要确保其不受到损害、不丢失即可,方便档案查询。实际上,这种落后的管理理念在当前的档案管理工作中已经不再适用,加强对档案的利用,提升其利用率是档案管理的目的。在实际的档案管理工作中,管理人员应加强对管理理念的创新,最大限度的提升档案的利用率,在使用现代化的信息技术对档案进行保管的同时,还要积极引进现代化的检索和查询,确保用户及时查找到所需的档案,将传统的档案管理职能逐渐转移到服务用户上来,不断推动档案管理事业的发展。

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