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环保部门档案的管理与利用研究

时间:2018-07-12

环保部门档案的管理与利用研究

  随着我国社会经济的迅速发展,随之而来的环境问题也逐渐增多,为此我国提出了建设生态文明社会的主张,只有加强环境保护工作,才能促进现代化社会的可持续发展。环保部门在这个过程中发挥了非常关键的作用,要不断提高环保部门的档案管理意识,改进档案管理方法,提高档案管理的水平,以充分发挥档案管理在环保工作中的重要作用。

  1 环保档案的内容以及档案管理的重要性

  1.1 环保档案的内容

  环保档案是指各级环境保护行政主管部门及其直属单位,在环境保护工作中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、音像、图片、电子文档等不同形式和载体的历史记录[1]。

  1.2 环保档案管理的重要性

  环保档案管理是指在环境保护工作开展时,对环境保护工作过程形成的文件资料进行收集、加工整理、立卷归档和检索利用的一系列工作。环保档案管理的对象是环境保护文件资料,是环境保护工作的信息载体。配备专业的人员对环保档案进行科学的管理,对于环境保护工作具有重要的意义。具体体现在下列方面:一方面,对环保档案进行科学管理,可以为环保工作的顺利开展创造良好的条件。在环境保护工作过程中产生的各种信息,经过收集、加工和传递,以环保档案的形式进行管理和保存,是有价值的环保信息资源,是环境保护工作者进行环境保护目标控制的客?^依据。另一方面,对环保档案进行科学管理,可以提高环境保护工作效率。环保档案进行科学、系统的整理归类,形成环保档案库。当工作需要时,可以有针对性地及时提供完整资料,迅速解决工作中的问题。

  2 环保档案管理中存在的问题

  2.1 档案管理工作不充分

  目前,环保单位由于人员配备不足、场地受限、资金分配差异、管理制度不完善的影响,导致各环保单位档案工作的发展极不平衡,进而使得档案资料分散,信息不全。

  2.2 档案管理人员的素质偏低

  配备专业的人员对环保档案进行科学的管理,对于环境保护工作具有重要的意义。但是,在环保部门档案管理人员中,尤其在基层环保部门,却缺乏专业的档案管理人才,尤其是档案人员往往身兼数职。当前信息化时代,专业的档案人员不仅要精通传统的档案管理业务,还必须掌握自动化网络技术,使用计算机管理环保档案,这给进一步做好档案管理工作带来了新的挑战[2]。

  2.3 环保档案管理系统有待完善

  环保档案具有信息来源太多、信息量巨大、信息累成复杂等特点,信息管理难度大,因而对信息进行制度化、规范化十分重要,然而,目前并没有统一健全的环保档案管理制度,使的档案管理工作无论在管理方法还是在档案文件的分类、编码、处理流程、归档等方面都缺乏依据。另外,由于靠层层上报汇总,缺乏管理,造成资料分散、信息不全,不能及时转化为决策依据,大大降低了档案的利用效率。

  3 完善环保档案管理工作的主要对策

  3.1 提高环保档案现代化管理的认识

  首先,分管档案工作的主要领导要有足够的认识,要为实现环保档案现代化管理创造条件,投入一定经费,配备档案现代化管理所需设备。其次,要提高档案工作人员的思想认识,克服传统保守的习惯,破除应用现代化管理的畏难情绪,要有实现环保档案工作现代化的思路,加强相应的业务学习,对传统档案管理进行革新和完善。

  3.2 建立现代化的环保档案管理制度

  档案工作标准化,是新形势下档案工作进展的必定走势和档案工作现代化的客观要求,它的制定和实施,必将给档案工作带来长足的进展和巨大的变革,因此,要加速标准规范的制定,积极组织贯彻实施。国家环境保护总局制定颁发的《中国环境保护档案分类规范》、《中国档案分类法、环境保护档案分类表》为加强我国环境保护档案工作、科学地管理环境保护档案、统一环境保护档案分类检索、实现环境保护档案的分类检索系统的标准化、规范化、现代化管理打下了坚实的基础。《中国档案分类法、环境保护档案分类表》其分为九大类,作为统一的微机信息管理分类标识,符合环境管理职能和环保档案的特点[2]。运用《环保档案分类表》(简称)分类类目标识,我们必须熟悉并了解环保档案分类表分类类目标识所规定的内容和适用范围,做到信息分类符合环境管理职能,保持各种信息的有机联系,便于微机信息管理。

  3.3 加强环保档案现代化管理人才队伍建设

  现在社会上普遍缺乏复合型的现代管理人才,档案工作更如此,尤其是缺乏既懂微机技术又有档案专业知识的复合型人才,例如有的单位虽配备了微机等现代化设备,由于缺少专业人员,结果微机仅起到条目输入、统计等简单功能,极个别的还使其常年闲置,不能充分地发挥其在档案工作标准化、现代化中应有的全部功能,因人才缺乏而直接影响了档案工作现代化的开展,所以环保档案要实现现代化档案管理就要求档案人员必须掌握现代化管理技能,否则环保档案的现代化管理就能难以实现,这是前提条件。实现环保档案管理现代化,对档案工作人员提出了更高更严的要求,要求档案工作人员相应地调整自身的知识结构,提高自身素质,至少要做好 3 个方面的工作:一是掌握专业基础知识,要求对环保科技知识和科技档案管理知识的掌握,没有坚实的专业知识,环保科技文献编撰难以开展;二是掌握相近和相关学科的知识,这是由当代科学技术高度综合趋向统一和现代学科的相互渗透、交叉、分化的现实决定的;三是掌握计算机、微缩、复印、网络等先进技术和设备的工作原理并能进行熟练的操作。

  3.4 加强环保档案现代化管理物质基础建设

  一是加大基础设施建设。现代化设备的购置是实现现代化管理的物质基础,在环保科技档案工作现代化建设中,需不断加大档案部门的基础设施建设。二是选择比较好的科技档案管理系统,提高使用效率。全国己开发了几十种类型、各个层次的科技档案管理实用系统软件,由于开发历史相对较短,缺乏统一管理,在设计方面有着诸多不足。如设计标准不统一、不规范及设计语言不相同,造成软件开发出来之后兼容性差,难以实现各档案馆(室)之间的信息和资源共享;科技档案计算机管理软件低水平重复开发,并带有浓重的地方色彩,造成人、财、物的大量浪费,没有一家能形成规模打开市场,行销各地。因此,选择使用相对较先进,适合自身使用的软件至为关键。

  4 结语

  总之,环保工作是当前的一项热点问题,环保档案管理在环保工作中发挥着非常重要的作用,只有不断提升环保档案管理的意识,提升环保档案管理水平,才能促进环保工作更好的发展,进而为建设生态文明社会做出贡献。

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