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城建档案信息化建设突出问题与完善策略探讨

时间:2018-07-12

城建档案信息化建设突出问题与完善策略探讨

  我国城建档案信息化建设仍处于初级阶段,其存在的主要问题有:一是城建档案信息化建设投入经费有限;二是城建档案信息化前期工作准备不足;三是城建档案管理技术水平滞后;四是资源共享观念淡薄,资源开发不足;五是城建档案信息化管理人员整体水平偏低,影响城建档案信息化进程;六是档案馆信息化水平不平衡,主要体现在各地区、大中小档案馆差异明显。因此,就整体而言,我国城建档案信息化整体工作虽已启动,但是建设还处于初步发展阶段,尚未形成建立健全的城建档案信息化、网络化、数据化多维立体化管理体系。

  1 城建档案信息化建设突出问题分析

  1.1 观念陈旧,认识不足

  对信息化的认识仅仅停留在:信息化只是为提高工作效率;现代化的名片没有认识到;信息化是适应社会环境的必然之路,信息化决定了城建档案馆的生存。由于城市城建档案信息化建设观念的束缚,坚持艰苦朴素的传统,以尽量少花钱为标准,找当地低层次的技术人员进行开发工作,到头来设计出的系统不能用。另外,综合性人才缺乏,资金投入不足,尽管引进了高科技的产品设备,也不能充分发挥其作用。第一,电子档案的形成对档案馆的压力:公文,业务管理文件,工程资料,不能顺应形势必将被历史淘汰;第二,档案利用方式对档案馆的压力:如对地下管线的利用,不能发挥作用的档案,就如同一堆废纸;第三,档案库房的压力。

  1.2 档案是保密信息,不能上网、不能信息化

  错误之处在于:第一,大部分档案不保密,不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件,最长30年后也必须解密。第二,不是说敏感信息就不能上网。三是没有证据作用,不接收电子档案。原始凭证性,信息化难以达到,由此导致许多城建档案馆不接收电子文件,尤其是在地下管线档案问题上。

  1.3 效果不显著

  城建档案信息化的前提是城建档案基础工作的规范化,各地方城建档案业务基础工作存在差异,参差不齐,这为城建档案信息化建设带来了一定的难度。城建档案信息化建设中使用的软件共享性差,另外各地城建档案部门信息化进展不一,各自运用的软件不能互用,大多数网站只是建立简单的链接,总体上还是孤立分散的,制约了城建档案信息化建设的进程。一是信息化没有减轻工程档案形成单位的负担。“甩掉图板”、使用软件,但是移交档案仍然必须以纸质形式提交,而且要求两套制,不仅没有减轻负担,反而增加了负担。二是信息化对城建档案馆起到的作用不够显著。

  1.4 城建档案信息化机构设置不当

  城建档案信息化建设中的机构设置一直是城市城建档案信息化建设的弊端。城市城建档案信息化建设的主要负责部门没有明确的指示,也没有具体的部门对其进行管理,在遇到问题时无处解决。只有设置相应的机构对其进行严格的统一的管理,才能使城建档案信息化建设稳步进行。

  2 城建档案信息化建设突出问题完善策略

  2.1 加强行政力度依法治档

  在着力推进城建档案工作法治化的同时,要按照有关法规和城建档案的职能要求,加强城建档案执法队伍建设,强化执法监督,提高执法水平和执法能力,开展城建档案执法大检查,增强全社会的档案意识和法制观念,努力提高依法管档、依法行政的水平。自建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》颁布实施以来,各地城建档案网站不断兴建和完善,社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料,从而解决了许多实际问题,城建档案资源共享的局面得以拓展。当前,应继续加快城建档案信息网络化建设。城建档案信息化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设,逐步实现公文管理和城建档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台,积极开展城建档案信息网上查询服务,全面提高城建档案利用的效率和质量,最大限度地满足社会各界对城建档案利用的需求。

  2.2 加强城建档案专业人才队伍建设

  城建档案内容的多样性要求城建档案工作者必须具有多方面的知识,既要有城市建设方面的知识,又要有档案管理方面的知识,这就要求档案工作人员必须不断丰富自己的各种知识,加强全面学习。第一,加大教育培训工作力度。开展多层次、多门类的档案教育培训,根据实际情况,采取多种渠道,多种形式举办各种类型的培训班,建设一支开拓进取、知识和专业结构合理,既懂业务又懂现代化技术的城建档案干部队伍。加强人才培养,不断扩大高级、中级职称的人员比例。第二,组织业务交流,专题学术研讨。举办多种形式的专业网络业务学习等活动,介绍先进档案管理方法、手段和应用情况,提高领导和业务人员的管理水平。第三,开展建设领域档案的调研工作,及时向政府主管部门提出合理化建议。第四,强化档案相关学历教育,重视继续教育,提高职称水平,搞好编研成果。第五,提高城建档案管理人员的综合素质和道德修养。创新服务方式,提高服务水平,积极做好相关服务工作,做到热情接待,优质服务。

  2.3 强力推进城建档案管理现代化

  通过城建档案信息化,城建档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成,通过计算机录入大量的城建档案信息并在档案整理过程中编制各种专题目录,真正实现城建档案资料方便快速检索,实现手工检索向计算机检索的全面过渡,从而大大提高了城建档案检索的效率。一是让公众熟悉和了解城建档案工作,扩大城建档案工作的知名度。二是宣传城建档案意?R和宣传城建档案工作,变“看摊守业、等客上门”等被动式服务为主动式服务方式。同时改变传统的城建档案利用服务模式,逐步建立起电话咨询、主动清查到期建筑物、计算机联网等城建档案利用服务体系,实现多途径、多渠道、全方位主动地服务,通过城建档案信息的上网和新开发的建筑地理位置查询,可以向利用者提供更加准确的馆藏城建档案,提高了服务的及时性与准确性。

  2.4 扎实推进城建档案数据库建设

  数据库是网络的信息资源,数字城建档案馆必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设,然后开展对重要城建档案的数字化建设,建设高质量、高水平的全文信息数据库,逐步将所有馆藏城建档案全部数字化。总之,我们城建档案工作部门要抓住信息化建设的大好机遇,与时俱进,全面开发城建档案信息资源,积极探索信息时代城建档案工作的新思路,大力开创新时期城建档案工作的新局面。

  3 结语

  总之,城建档案信息化建设要依据科学发展观的要求,结合城市建设发展的现实需要,有针对性地趋于完善,不仅要体现理念的转变,还要做好扎实的基础工作,敢于突破与创新。建议相关部门和单位要从思想上重视这项工作,加大投入力度,实现信息化操作,打造一流队伍,完善管理制度,切实推动城建档案管理工作再上新台阶。

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