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财务审计报告电子化初探

时间:2018-07-13

财务审计报告电子化初探

  一、财务审计报告电子化的探索与实践

  早在2010年笔者曾撰文《数字签名在注册会计师行业的应用》,对审计报告的电子化进行过理论探讨。如今,随着电子政务的发展,电子签名技术的应用日益广泛,财务审计报告的电子化已经进入了实践领域。

  (一)北京市社会团体无纸化年检方案介绍。为推进无纸化办公,优化年检服务,提高年检效率,节约办事成本,北京市民政局决定,从2015年起,通过改造年检系统,推行法人单位数字证书,利用电子签章实现申报材料电子化,取消文本材料报送。社会组织登记管理机关、业务主管单位和社会组织等年检事务参与方,使用数字证书登录系统进行身份识别,并利用电子签章实现电子版年检申报材料报送。

  电子财务审计报告是年检申报材料的重要组成部分,会计师事务所出具社会组织电子审计报告流程为:首先由会计师事务所出具社会组织财务审计报告电子版;其次使用数字证书签章工具,加盖单位电子签章和个人电子签章;最后向社会组织提供加盖单位和个人电子签章的电子版审计报告。《中华人民共和国电子签名法》第三条明确规定:“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”因此,采用电子签名方式的电子版财务审计报告,具备了合规性、合法性。

  (二)运行效果。北京市社会组织年检无纸化工作分两期进行,首期在2015年6月前完成市级社会组织和试点区县推广任务;第二期将总结试点经验,逐步将成果扩大到全市社会组织范围。首批参加无纸化年检的社会组织包括市级社会团体、民办非企业单位、基金??;顺义区试点社会团体、民办非企业单位。目前该项改革工作扎实推进,利用数字签章功能实现了年检申报材料电子化、年检审查程序网络化、审核行为即时化、年检档案数字化。相关企业的财务审计报告实现了真正意义上的电子化,很多地方值得借鉴,建议在注册会计师行业大力推广。

  二、推行电子财务审计报告的积极意义

  (一)提高服务效率,便于信息共享。审计报告的电子化最直接的影响是可以取消文本资料的报送和传输,节约纸张,真正实现无纸化办公,更加环保。纸质审计报告的传输需要邮寄或专人送达,会消耗诸如交通费、快递费等相应的成本,并且在传递过程中会花费一定的时间,最快也要几小时,如果一份审计报告需要提交给不同的部门需要多次邮寄或传送,花费大量的人力物力。

  审计报告实现电子化以后,报告通过网络能够快速传达,可以为会计师事务所和被审计单位节约成本,提高办事效率。在建设支撑系统时,还可以选择将电子版的财务审计报告在注册会计师协会系统中备份,来实现备案。这样,工商、税务、银行等部门经过授权后也可以很方便地通过注册会计师协会的网站查询到相关企业的电子审计报告,实现信息共享。

  (二)打击不法中介,保护注册会计师合法权益。目前社会上存在不法中介伪造、变造注册会计师审计报告等情况,极大地损害了注册会计师行业的声誉以及注册会计师的合法权益。审计报告实现电子化以后,只有具备出具电子审计报告条件的会计师事务所,即:办理过单位数字证书和个人数字证书的事务所才能在审计报告上加盖电子签名,电子审计报告才能是合法的。现代密码技术保证了用户的数字证书和密钥是不可伪造的,所以,不法中介如果伪造、变造审计报告,他们没有合法的电子签名,无法通过验证。

  (三)遏制多套账行为,解决信息不对称问题。有些企业出于不同目的,会存在多套账的行为,如为了申请某种资质、办理银行贷款,往往会虚增资产和利润,而为了避税目的又会隐瞒收入减少利润,然后聘请不同的会计师事务所对不同目的的多套账分别出具审计报告。纸质审计报告的环境下,由于信息传输不方便,会计师事务所、政府部门、银行等很难发现这一问题。于是,会计师事务所面临极高的执业风险,同时也会导致国家税款流失,银行的资金安全也受到威胁。审计报告实现电子化以后,能很方便地实时传输,每一份审计报告可以很方便地查询真伪,从而能够遏制多套账行为,解决信息不对称问题。

  (四)有利于注册会计协会的行业监管。目前各省注册会计师协会都建立了会计师事务所业务报备制度,对于加强行业监管起到了一定的作用。但目前多数省级注册会计师协会规定的业务报备,都是对被审计单位名称、收费标准、审计意见类型、签字注册会计师等基本信息进行备案,至于完整的审计报告情况注协是看不到的。在手工签名加盖章的情况下,要实现每一份纸质审计报告都在注协备案显然也不可行。这样事务所就可以有选择地进行业务报备,对于某些有问题的业务完全可以略去不报,注协是难以发现的。审计报告实现电子化以后,可以很方便地实现审计报告在注册会计师协会的备案,这样注册会计师协会可以随时了解各个事务所的业务动态,加强对会计师事务所执业质量的监管。

  三、财务报告电子化实施的保障

  (一)建立财务审计报告电子化的支撑系统。要实现财务审计报告的电子化,首要的保障措施就是建立审计报告电子化所需的支撑系统,包括相应的软件、硬件、人员和相应的策略、操作规程和制度。注册会计师和事务所使用这些系统制作电子版审计报告,而其他相关方要能够接受和验证这些报告的完整性和合规性。如果需要考虑审计报告备案存储,系统还需要具有安全存储、检索等功能。

  (二)数字证书的申请、发放和吊销。要实现财务审计报告的电子化,另一个首要的保障措施就是数字证书的管理。根据《中华人民共和国电子签名法》的规定,“电子签名需要第三方认证的,由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。” 这就是说,如果签名需要第三方认证,签名人必须事先获取一个由权威机构签发的数字证书,以保证文件接收者能够验证他的身份。   具体到注册会计师行业,就应当是全国和地方的注册会计师协会通过CA中心(Certificate Authority,电子认证服务机构)进行数字证书的签发、吊销等管理。数字证书代表了某个注册会计师的身份,注协通过为其签发数字证书(USBKey),表明审核通过了注册会计师的入会申请,授予其签发审计报告的资格。注册会计师具备执业资格后,就可以使用该证书对经审核的审计报告进行数字签名来完成业务(会计师事务所数字证书的获取过程与此相同)。

  (三)人员培训。一旦推行财务审计报告的电子化,就要分期分批地对注册会计师进行相关培训。由各省市注册会计师协会牵头,结合注册会计师后续教育,开展专题培训,详细介绍和现场演示数字证书的使用方法、电子审计报告的签发流程以及网络运行环境的要求等,并且要在培训中让广大注册会计师明确电子签名的法律效力,做到数字证书专人专用,避免法律纠纷。同时,数字证书的制作单位应该提供技术支持和电话咨询服务。

  (四)数字证书的日常管理。依据《中华人民共和国电子签名法》的规定,颁发给会计师事务所和注册会计师的数字证书,用于表明其合法的身份,在电子财务审计报告上签名时,与实体印章具有同等法律效力。注册会计师协会应该要求各事务所建立相应的数字证书使用管理制度,加强证书介质和证书私钥的管理,做到专人使用,确保电子签章的使用与保管与本单位实体印章的使用与保管规定一致。

  (五)审计报告的实时验证。当会计师事务所将审计报告发送给被审计单位或其他审计报告使用者时,要使用数字证书进行签章,而电子签名的结果就是以注册会计师私有密钥和原始审计报告作为已知数据运算和生成的一段新的数据,没有这两者中的任何一个,都无法制作出电子签名。

  审计报告接收者会使用数字证书(公共密钥)对收到的审计报告进行验证,验证该数字证书是否由其声明的CA中心颁发,并会验证其数字证书是否在有效期内,是否已被吊销。如果这些审核项都通过,就表明被审计单位成功核实了电子签名,证明该报告是?特定的具备资质的注册会计师和会计师事务审核,并且该审计报告签名以后未经改动。如果在注册会计师签名完成后,审计报告再有任何改动,都会造成签名验证失败,所以,对已签名报告的任何改动都是无效的。验证数字签名的有效性比起纸质办公条件下验证印章和签名的真伪会更容易和直观。

  (六)电子审计报告的检索服务。财务审计报告的电子化为不同部门实现信息共享提供了可能性,与此同时也面临一个新的问题就是电子财务审计报告允许哪些人员或机构来查阅,因为财务信息是企业重要的商业机密。注册会计师协议可以提供电子财务审计报告的存储系统和查询系统,向相关方提供查询功能。

  政府有关部门、金融机构在经过适当的授权后,可以到系统查询特定企业的审计报告,也可以公开验证该审计报告,获取到签署该报告的会计师事务所和注册会计师的信息。至于工商部门年检时需要的财务审计报告则应该是开放权限的,工商部门可以查询到管辖范围内任何一家被审计单位的财务审计报告。

  综上所述,电子化的财务审计报告绿色环保,节约成本,提高办事效率,便于实现信息共享,能够打击不法中介,保护注册会计师的合法权益,还有利于注册会计师协会进行行业监管,可以预见在不久的将来将会大力推广。具体实施时,可以分阶段逐步推广:目前,北京市的社会团体为配合无纸化年检已经开始实施,效果良好;第二步,可以在其他城市的社会团体和经营管理好的大型会计师事务所中推进;第三步,推广到在北上广等一线城市的上市公司、国有企业;最后,运行成熟后在全国范围实施。

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